OA系统全解4:从文档管理到知识管理

2018-12-10 栏目:技术知识 查看()

  文档管理是OA系统中的一个老牌功能,在20年前OA系统的鼻祖——第一代Notes系统中,文档管理就是一项主要功能。

  20年后,文档管理的应用理念和功能都有了长足的发展,更加全面、细致和智能。在华天动力等优秀的OA系统中,还体现了知识管理的应用思想。

  但坦白的说,这种知识管理的应用只是知识管理体系中的一小部分,主要体现在对以文档为载体的显性知识的管理,实现各种知识文档的集中保存、共享、检索、新宝gg登录更新。话又说回来,能把这一点做好的企业就已经很不错、很不错了。

  在华天动力OA系统中,文档管理是一个综合性的模块,它包括了知识管理、下载中心、电子期刊、规章制度、网络硬盘、新宝gg登录报表中心等几项功能,它们的用法总体上比较相似,只是侧重点不同,用户可以灵活使用。

  这些模块中的文档有两种来源,一种是单独上传的各种文档,包括电子文档和扫描件,以及各种图片或视频等资料;另一种是将OA系统中的重要表单、通知、公告等信息直接转存到这里,以方便日后使用。新宝gg创造奇迹

  关于安全性,优秀的OA系统都能够对文档的管理和使用权限进行了严格、细致的控制,比如在华天动力OA系统中,可以设置每个文件夹和文件的修改、删除、更新、访问、下载等权限,没有权限的用户是无法进行相关操作,或则访问相关文档的。另外,该系统还提供了日志查询功能,可以跟踪每个文档的访问和修改记录。

  对于如何有效的利用文档,华天动力OA系统从技术角度提供了支持。它允许用户自由设置多种类型的细分目录,让相关人员可以快速找到有用的文档。同时,还提供了全文检索功能,不仅能够通过文件的标题进行查询,还可以直接搜索文档的内容,按查询关键字进行内容比对,找到需要的文档。

  另外,华天动力OA系统还提供了提醒功能,当文档有新增或修改的时候,可以自动给相关人员发送消息提醒,以便及时了解。用户可以将文档管理的模块放在OA系统的首页,这样使用各种文档就非常方便了。

  提到文档管理,可能很多人会想到ISO中的文件管理标准体系。现在优秀OA系统中的文档管理功能,也体现了ISO文件管理的标准体系。

  比如对于企业多变的文档信息,新宝gg登录多人员操作同一文档时,通常很难控制和管理修改记录,新宝gg创造奇迹修改过程中出问题很难查找。华天动力在OA系统中提供了版本控制的功能,新宝gg登录能够自动记录所有文档的修改时间、修改人以及各历史版本信息,以方便后续的问题处理,为企业实现ISO文档化提供了强有力的工具。

  最后需要说明的是,无论是文档管理,还是知识管理,在应用实践中最大的障碍都不是缺乏有效的管理工具,而是缺乏有效管理制度,以及强有力的执行。OA系统中提供了简洁实用的文档管理工具,能否用好,关键还在于企业在制度以及执行方面的因素。

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